Vil du blive bedre til at forberede arrangementer og møder for virksomeder og organisationer? Følge med nedenfor, og lær hvilke ting du skal have fokus på for at blive bedre til at planlægge kurser, konferencer og arrangementer.
1. Vær skarp på formål og indeholde til konferencen
Husk at holde dig ajour med, hvilken målgruppe og hvilket formål der er med konferencen, og hvilke mål der er sat inden. Der kan være mange forskellige formål med en konference. Virksomheder har typisk behov for at leje konferencelokaler hos eksterne virksomheder, når der er tale om strategiplanlægning, kompetenceudvikling, kick-off arrangementer og marketingevents og fester som nogle af de primære formål. Det er derfor vigtigt at have for øje, hvad den pågældende virksomhed vil have af udbytte fra konferencen. At kende sin målgruppe gør det lettere at tilpasse indholdet og forløbet af arrangementet, så du fastholder integritet, forbereder det rigtige indhold og danner den rigtige struktur. Du skal altså være skarp på, hvad årsagen er til din målgruppe i første omgang, vælger at tage til netop din konference, og hvilke værktøjer din målgruppe ønsker at tage med i bagagen.
2. Kend din målgruppe for at skabe værdi for deltagerne
Det er derudover vigtigt at fange og bevare deltagernes opmærksomhed og fokus. Dette starter allerede inden afholdelsen af arrangementer lige fra planlægningens start som eksempelvis invitaioterne, programfastlægning og beliggenhed. Forudsætningen for at tillokke de ønskede deltagere, er at du først og fremmest har fokus på, hvilke bekymringer og pains de måtte have, derfor er det vigtigt at invitationerne og markedsføringen hertil er indbydende og overbevisende om at netop i kan løse, de mangler og behov som din målgruppe har.
3. Have styr på rammer og faciliteter
Stedet og de faciliteter der stilles til rådighed, er altafgørende for at kunne eksekvere dit arrangement til perfektion. De typiske overvejelser omkring leje af kursuscenter går på, hvad der er vigtigt i forhold til logistikken, omgivelser og faciliteter. Deltagerne skal have nemt ved at komme til og fra stedet, hvis også udenlandske deltagere eller stakeholders skal have mulighed for at komme, men samtidig er det vigtigt at pointere at deltagerne samtidig skal have en oplevelse ud af det. Derfor vælger mange virksomheder at afholde kurser i idylliske og rolige omgivelser. Derudover bør der ligge overvejelser i, hvilke udendørs og indendørs faciliteter stedet skal have for at opfylde forventningerne. Hvis der er tale om et fleredages kursus, bør der overvejes om stedet har kapacitet til at huse flere hundrede overnattende gæster. Yderligere hvilke udendørs aktiviteter, der er tilrådighed, så der også tilbydes underholdningsværdi på de tidspunkter, hvor der ikke er skemalagt aktiviteter.
