Underleverance af regnskabsmæssige opgaver er en almindelig praksis for virksomheder og revisionskontorer, der ønsker at outsource en del af deres opgaver til specialiserede tjenesteudbydere. For at sikre et smidigt og gennemsigtigt samarbejde er det afgørende at udstede præcise og lovpligtige fakturaer. Denne artikel guider dig trin for trin i, hvordan du udarbejder en faktura for regnskabsmæssig underleverance.
1. Forstå fakturaens lovpligtige krav
I Frankrig skal alle leverede tjenester, herunder regnskabsmæssige underleverancer, faktureres i henhold til bestemmelserne i handelsloven og den generelle skattelov (CGI). En faktura skal indeholde obligatoriske oplysninger og overholde specifikke skattemæssige regler.
Obligatoriske oplysninger på en faktura
En faktura for underleverance skal indeholde følgende:
- Tjenesteudbyderens oplysninger:
- Navn eller virksomhedsnavn,
- Fuld adresse,
- SIRET- eller SIREN-nummer,
- RCS-registreringsnummer (hvis relevant),
- Momsregistreringsnummer.
- Kundens oplysninger:
- Navn eller virksomhedsnavn,
- Fuld adresse,
- Momsregistreringsnummer (hvis relevant).
- Beskrivelse af leverede tjenester:
- Typen af tjenester (f.eks. bogføring, udarbejdelse af årsregnskaber),
- Mængde eller varighed (f.eks. 10 behandlede sager, 15 arbejdstimer),
- Enhedspris ekskl. moms.
- Økonomiske oplysninger:
- Total ekskl. moms,
- Momsprocent og -beløb (hvis relevant),
- Total inkl. moms.
- Specifikke oplysninger:
- Fakturadato,
- Unikt fakturanummer,
- Dato for levering eller den dækkede periode.
2. Identificer den gældende skattemæssige ordning
Sager med moms
Hvis du er momspligtig, skal du angive:
- Den gældende momssats (20 % for de fleste tjenester i Frankrig),
- Det indsamlede momsbeløb,
- Det samlede beløb inkl. moms.
Sager uden moms
Hvis du er under momsfrie vilkår, skal dine fakturaer inkludere:
- Den obligatoriske sætning: “Moms ikke relevant, artikel 293 B i CGI.”
3. Beskrivelse af regnskabsmæssige underleverancer
For at sikre gennemsigtighed og undgå tvister skal beskrivelsen af de fakturerede tjenester være klar og detaljeret.
Eksempler på præcise beskrivelser
- Bogføring: “Bogføring af 20 sager for perioden januar 2024.”
- Momsindberetning: “Udarbejdelse og indsendelse af momsindberetninger for februar 2024.”
- Afslutning af regnskaber: “Assistance ved årsafslutning for regnskabsåret 2023.”
Hver tjeneste skal indeholde enhedsprisen og det samlede beløb for den pågældende tjeneste.
4. Fastlæg betalingens vilkår
Betalingsfrist
I henhold til LME-loven (Modernisering af økonomien) er den maksimale betalingsfrist mellem virksomheder normalt 30 dage efter modtagelse af fakturaen, medmindre andet er aftalt, dog maksimalt 60 dage.
Betalingsbetingelser
Angiv klart:
- Betalingsmetoder: bankoverførsel, check osv.
- Bankoplysninger (RIB/IBAN), hvis nødvendigt.
Forsinkelsesgebyrer
Angiv de gældende gebyrer ved forsinket betaling:
- “Ved forsinket betaling pålægges et gebyr på 10 %, samt et fast gebyr på €40 for inddrivelsesomkostninger.”
5. Brug af passende software
For at undgå fejl og forenkle udarbejdelsen af fakturaer anbefales det at bruge faktureringssoftware, der er i overensstemmelse med franske standarder, såsom Sage, QuickBooks eller EBP. Disse værktøjer sikrer:
- Unik og kronologisk nummerering af fakturaer,
- Sikker datalagring,
- Overholdelse af skattemæssige regler.
6. Praktiske eksempler
Eksempel 1: Faktura med moms
Tjenesteudbyder: Comptabilité Pro (SIRET: 123 456 789 00010)
Kunde: Cabinet d’Expertise XYZ
| Tjenester | Mængde | Enhedspris ekskl. moms | Total ekskl. moms |
|---|---|---|---|
| Bogføring af sager | 15 sager | €25 | €375 |
| Månedlig momsindberetning | 3 | €50 | €150 |
| Total ekskl. moms | €525 | ||
| Moms (20%) | €105 | ||
| Total inkl. moms | €630 |
Eksempel 2: Faktura uden moms
Tjenesteudbyder: Comptabilité Express (SIRET: 987 654 321 00020, moms ikke relevant, artikel 293 B i CGI)
Kunde: SARL Gestion Plus
| Tjenester | Mængde | Enhedspris | Total |
|---|---|---|---|
| Assistance til regnskabsafslutning | 10 timer | €40 | €400 |
| Total inkl. moms | €400 |
7. Fejl, der skal undgås
- Manglende obligatoriske oplysninger: Dette kan resultere i skattemæssige eller juridiske sanktioner.
- Fejl i momsberegningen: Tjek altid den gældende sats og de beregnede beløb.
- Forkert fakturanummerering: Hver faktura skal have et unikt nummer og må aldrig ændres efter udstedelse.
- Mangel på detaljeret beskrivelse: Manglende præcision kan føre til tvister med kunden.
Konklusion
Udarbejdelse af en faktura for regnskabsmæssige underleverancer (service de sous traitance comptable) kræver nøje opmærksomhed for at overholde juridiske og skattemæssige regler. En velformuleret faktura sikrer gennemsigtigt samarbejde mellem tjenesteudbyderen og kunden og garanterer samtidig, at operationerne er i overensstemmelse med reglerne. Ved at bruge passende værktøjer og sikre, at alle obligatoriske oplysninger er inkluderet, kan udbydere forenkle deres administrative opgaver og fokusere på deres regnskabsmæssige ekspertise.
